Gevolg: onnodig terugbetalen van eerder goedgekeurde subsidie.

Oorzaak: niet betrekken van samenwerkingspartners bij aanvraag of niet communiceren over tussentijdse wijzigingen in: 1. samenstelling en inhoud projectactiviteiten, 2. projectperiode, 3. vastgestelde mijlpalen en 4. projectteam.

Veel projecten met een goedgekeurde subsidieaanvraag blijken in werkelijkheid toch niet haalbaar of realiseerbaar. Dit komt bijvoorbeeld door het niet of onvoldoende betrekken van samenwerkingspartners bij het samenstellen van de subsidieaanvraag. Ook is het mogelijk dat – tussen het aanvragen van de subsidie en het ontvangen van een subsidietoekenning – de inhoud van het project en de samenstelling van de projectactiviteiten wijzigt. De organisatie werkt dan bijvoorbeeld toch niet met de in de aanvraag opgenomen uitvoerders, het interne beleid is aangepast of de vastgestelde start- en/of einddatum is verschoven. Hierdoor wordt niet voldaan aan de voorwaarden zoals opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking. Het realiseren van het vooropgestelde resultaat in de oorspronkelijke aanvraag is niet haalbaar. Dit leidt mogelijk tot een nihilstelling.

De wijzigingen zijn vaak niet of te laat in beeld. Hierdoor is het niet mogelijk tijdig bij te sturen en de subsidieverstrekker en eventuele samenwerkingspartners op tijd te infomeren. Aanvragers en samenwerkingspartners rekenen op een subsidie waar zij – nadat het project inhoudelijk wijzigde – dus in principe geen recht meer op hebben. Het ontbreken van een herziening van de aanvraag en de begrotingen en het ontbreken van de communicatie hierover, leidt tot het onnodig terug moeten betalen van subsidies.

Daarnaast is er sprake van het overschatten van de expertise en ervaring van externe subsidieadviseurs.

De mooie aanvragen en de ingediende en goedgekeurde plannen blijken bij nader inzien toch niet realistisch, haalbaar en uitvoerbaar binnen de gestelde projectperiode of met het opgegeven partnerschap.

Aanvragers zijn vaak niet op de hoogte van de ruimte die subsidieregelingen bieden om tussentijdse wijzigingen door te voeren. In veel gevallen zijn subsidieverstrekkers bereid om aanvragers en eventuele samenwerkingspartners te helpen bij een optimale subsidiebenutting. Door tussentijds te herzien, de voortgang goed te bewaken en te bespreken, kan er toch nog sprake zijn van een optimale subsidiebenutting.

Gevolg: negatieve invloed op behalen gestelde doelen en op samenwerking en relatie met samenwerkingspartners.

Oorzaak: onvoorbereid een subsidieproject ingaan en daardoor niet weten wat de financiële, operationele en administratieve vereisten en gevolgen zijn.

Veel aanvragers storten zich in een subsidieavontuur zonder eerst de financiële, operationele en administratieve capaciteit en haalbaarheid te onderzoeken. Te weinig aandacht besteden aan het vrijmaken van extra middelen én mensen om de subsidiewerkzaamheden uit te voeren, resulteert in het gebrekkig opzetten, uitvoeren en begeleiden van: het gehele subsidieproces, projectmanagement en de subsidieprojectadministratie bij alle betrokken partijen.

De aanvrager heeft geen beeld van of het überhaupt wel zinvol is om de subsidie aan te vragen, wat aan extra middelen en mensen nodig is om de subsidie binnen te halen en wat de mogelijk verwachte netto subsidie zal zijn. Ook is vaak niet duidelijk of de subsidie daadwerkelijk bijdraagt aan het realiseren van de project- en organisatiedoelen.

Een bijkomend probleem is dat de meeste aanvragers geen rekening houden met investeringen van partners en uitvoerders. Deze investeringen staan los van het inhoudelijk realiseren van het project. Het gaat om extra middelen die nodig zijn om de subsidie binnen te halen. Vaak komen deze kosten pas tijdens de uitvoering in beeld.

Deze onvoorziene extra kosten hebben invloed op de netto subsidie. Omdat dit vooraf niet goed uitgewerkt en gecommuniceerd is, heeft dit invloed op de samenwerking en relatie met alle betrokkenen.

Een slechte samenwerking en relatie heeft vaak weer een negatieve invloed op de (tussentijdse) resultaten van het project.

Gevolg: hoge kosten, uitval van personeel, onvolledige en onjuiste projectadministraties en rapportages en daardoor lagere subsidies vanwege correcties.

Oorzaak: geen inzicht in vereiste vaardigheden en kennis van subsidiemedewerker en te weinig middelen en mensen vrijmaken voor de omvang van het subsidieproject.

Vaak worden subsidies aangevraagd zonder na te denken over de subsidieprojectorganisatie. Het is meestal onduidelijk:

• Wie in het subsidieproject waar verantwoordelijk voor is.
• Of de aangestelde subsidiemedewerkers over de vereiste subsidiekennis beschikken.
• Wie welke subsidiewerkzaamheden uitvoert.
• Wie aan wie subsidieverantwoording aflegt.
• Wie op welk moment beslist.
• Of de subsidieverantwoordelijke voldoende mandaat heeft om uit te voeren waar zij/hij verantwoordelijk voor is.

Aanvragers weten vaak niet welke vaardigheden, kennis en houding de subsidiemedewerkers nodig hebben. Hierdoor ontstaan subsidieteams die niet of onvoldoende beschikken over de subsidiekennis en vaardigheden die nodig zijn om alle betrokkenen goed te ondersteunen en succesvol de subsidie binnen te halen.

Daarnaast wordt bij het toekennen van de subsidiewerkzaamheden geen rekening gehouden met de omvang van het subsidieproject. Hierdoor zijn er te weinig middelen en mensen vrijgemaakt.

In de praktijk blijkt steeds weer dat het uitvoeren van bijvoorbeeld het subsidiemanagement en de administratie complexer is dan verwacht. Meestal voeren de subsidiemedewerkers de subsidiewerkzaamheden uit naast hun andere werkzaamheden. Aanvragers onderschatten de hoeveelheid werk die bovenop de reguliere werkzaamheden komt. Dit leidt tot een verhoogde werkdruk bij subsidiemedewerkers.

Deze medewerkers vallen uit of dreigen uit te vallen tijdens de uitvoering van het project. Het uitvallen van de subsidiemedewerkers heeft direct invloed op de kwaliteit van het subsidieproces en de projectadministraties omdat dit leidt tot onvolledige en onjuiste projectadministratie en (eind) rapportages. Dit heeft weer tot gevolg dat de subsidie lager wordt omdat de kans groot is dat auditors tijdens controles overgaan tot neerwaartse correcties.

Gevolg: onnodig terugbetalen van eerder goedgekeurde subsidie.

Oorzaak: het ontbreken van een projectmatige aanpak, het niet bewaken van het project en het niet inzetten van subsidiebeheersmaatregelen om tijdig bij te sturen.

Door het ontbreken van een projectmatige aanpak van het subsidieproject wordt de voortgang niet bewaakt met primaire instrumenten. Bijvoorbeeld:

• Het is onduidelijk hoe de kosten in de hand te houden.
• Het is onduidelijk welke subsidieprojecten op te leveren en welke subsidieactiviteiten uit te voeren. Dit niet afbakenen zorgt voor het steken van veel tijd en energie in zaken die niet bijdragen aan een maximale subsidie en een optimaal subsidieproces.
• Het niet bewaken van wat en wanneer opleveren.
• Het niet binnen de gestelde tijd opereren.

Daarnaast ontbreekt het ook vaak aan secundaire instrumenten die signaleren of er tijdens de looptijd bijsturing nodig is als de situatie verandert. Bijvoorbeeld:

• Het niet of onvoldoende bewaken of het probleem nog steeds hetzelfde is of het van karakter verandert.
• Het niet tussentijds onderzoeken of de juiste mensen op het project werken of dat er mogelijk andere deskundigen nodig zijn.
• Het niet onderzoeken of het project gewoon kan doorgaan of dat er sprake is van verzet van de omgeving.
• Het niet tussentijds nagaan of de risico’s